Wat is onderhanden werk en hoe boek je dit correct?
Stel je voor: het is december en je bent halverwege een groot renovatieproject. De kosten stapelen zich op – materialen, manuren, onderaannemers – maar de eindfactuur naar de klant gaat er pas volgend jaar uit. Hoe verwerk je dit correct in je jaarcijfers? Dit is precies waar de term onderhanden werk om de hoek komt kijken. Het is de boekhoudkundige waarde van alle projecten die nog lopen op het moment dat je de balans opmaakt.
De essentie van onderhanden werk in de bouw
Onderhanden werk is eigenlijk niets meer dan een financiële foto van een onvoltooid project. Het is jouw antwoord op de vraag: "Hoeveel waarde zit er op dit moment in onze lopende klussen?" Alles telt mee: de gewerkte uren van je team, de ingekochte materialen die al op de bouwplaats liggen en de facturen van de onderaannemers die je hebt ingehuurd.
Dit correct in de boeken zetten is geen administratief extraatje; het is een harde verplichting. Het zorgt voor een eerlijk en realistisch beeld van de winst en de financiële gezondheid van je bouwbedrijf. Zonder dit zou je winst-en-verliesrekening een totaal vertekend beeld geven. Dat kan voor flinke problemen zorgen bij de Belastingdienst of als je een financiering wilt aanvragen.
De sleutel tot een juiste waardering is een nauwkeurige projectadministratie. Je moet precies weten wat de voortgang is en welke kosten zijn gemaakt. Moderne software maakt dit gelukkig een stuk eenvoudiger. Een goede basis begint bij een solide begroting, iets wat je met slimme calculatie software voor de bouw direct goed regelt. Wil je dieper duiken in hoe je kosten precies toewijst aan projecten? Lees dan ook onze uitleg over wat een kostenplaats is en hoe je die kunt gebruiken.
Hoe waardeer en boek je onderhanden werk correct?
De basis is helder, maar hoe plak je er nu de juiste waarde op? De meest gebruikte en logische methode in de bouw is de Percentage of Completion (PoC) methode. Deze aanpak is de brug tussen de voortgang op de bouwplaats en een realistische winst in je boekhouding.
In plaats van te wachten tot de laatste dakpan ligt en dan pas alle winst te pakken, neem je met deze methode steeds een deel van de winst naarmate het project vordert. Dit geeft een veel eerlijker en getrouwer beeld van je financiële prestaties gedurende het jaar.
Hoe je de voortgang meet? Simpelweg door de gemaakte kosten af te zetten tegen de totale begroting. Heb je 40% van de begrote kosten gemaakt? Dan mag je ook 40% van de verwachte winst alvast opnemen in je resultaat. Zo simpel kan het zijn.
Het succes van de PoC-methode valt of staat met een ijzersterke projectadministratie. Zonder nauwkeurig inzicht in de gemaakte kosten en een betrouwbare begroting, is een correcte waardering onmogelijk. Goede data is hierin alles. Met BuilderFlow zorg je ervoor dat alle projectinformatie, van foto's tot inspectierapporten, centraal en gestructureerd wordt vastgelegd.
De onderstaande infographic laat mooi zien hoe dit in de praktijk werkt en hoe kosten een tijdelijke waarde op de balans worden.
Je ziet hier dat de gemaakte kosten niet zomaar verdampen uit je administratie. Ze worden tijdelijk omgezet in een bezitting op de balans, tot het moment dat je de factuur voor de oplevering de deur uit doet.
De journaalposten in de praktijk
Hoe vertaal je de waarde van je onderhanden werk nou naar concrete boekingen in je administratie? Dat klinkt vaak ingewikkelder dan het is. De waarde van het project komt aan de linkerkant (de actiefzijde) van je balans te staan. Logisch, want het is een bezit van je bedrijf: de waarde die je al hebt opgebouwd in een project dat nog niet is afgerond.
Wanneer je kosten maakt – denk aan materialen die je inkoopt of manuren die je inzet – boek je die dus niet direct als kosten op je winst- en verliesrekening. Nee, in plaats daarvan ‘activeer’ je ze. Je zet ze op de balanspost ‘Onderhanden Werk’. Tegelijkertijd boek je het deel van de omzet en de winst dat past bij de voortgang die je hebt gemaakt. Zo blijft je balans netjes in evenwicht.
Termijnfacturen verwerken
En die termijnfacturen die je al naar de klant hebt gestuurd? Die krijgen ook een logische plek. Je boekt ze als een schuld aan de klant aan de rechterkant (de passiefzijde) van de balans. Tegelijkertijd verlaag je de waarde van je onderhanden werk met exact hetzelfde bedrag.
Waarom deze stap? Simpel: zo voorkom je dat je omzet dubbel telt en je winst kunstmatig wordt opgeblazen door bedragen die je alvast gefactureerd hebt. Het zorgt ervoor dat je cijfers een eerlijk beeld geven van de werkelijkheid. Wil je trouwens zeker weten dat je facturen aan alle eisen voldoen? Alles daarover lees je in onze complete gids over het opstellen van een factuur.
Een rekenvoorbeeld uit de praktijk: een renovatieproject
Oké, genoeg theorie. Laten we het tastbaar maken met een voorbeeld dat je waarschijnlijk direct herkent. Stel je voor: Aannemer Jansen neemt een flinke renovatieklus aan voor een vaste aanneemsom van €100.000. Hij heeft zijn huiswerk gedaan en de totale kosten begroot op €80.000. Dat betekent een verwachte winst van €20.000 als alles volgens plan verloopt.
We spoelen door naar 31 december, het moment dat de boeken dicht moeten voor het jaarverslag. Het project is nog in volle gang. Jansen duikt in zijn administratie en ziet dat hij tot nu toe voor €40.000 aan kosten heeft gemaakt. Simpel rekensommetje: hij zit op 50% van zijn begrote kosten (€40.000 / €80.000).
Volgens de PoC-methode mag Jansen nu dus ook 50% van de omzet en winst toerekenen aan dit jaar. Concreet betekent dit €50.000 omzet en €10.000 winst in de jaarcijfers. De waarde van het onderhanden werk op zijn balans is dan de gemaakte kosten plus die toegerekende winst, min de facturen die hij al naar de klant heeft gestuurd. Hier zie je direct de kracht van een strakke administratie: je krijgt meteen inzicht in wat je écht hebt verdiend, nog voordat de sleutel wordt overgedragen.
Natuurlijk loopt een project zelden precies volgens het boekje. Vaak duiken er onverwachte klussen op. Lees daarom ook onze gids over hoe je het beste extra werk kunt registreren als aannemer.
Veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze vermijdt
De administratie van onderhanden werk kent een paar klassieke struikelblokken. Eentje die we in de praktijk vaak zien, is een te rooskleurige inschatting van de projectvoortgang. Dit leidt tot het te vroeg nemen van winst die eigenlijk nog niet is verdiend. Andersom gebeurt het ook: het vergeten van indirecte kosten, waardoor de winst juist te laag uitvalt en je financiële beeld niet klopt.
Een gouden regel waar je absoluut niet van mag afwijken, heeft te maken met voorzienbare verliezen. Zodra je weet dat een project verlies gaat draaien, moet je het volledige verwachte verlies direct nemen. Dit voor je uitschuiven is een serieuze boekhoudkundige fout die je later flink in de problemen kan brengen.
De oplossing is eigenlijk heel simpel: een ijzersterke projectadministratie. Zorg ervoor dat je begrotingen en prognoses continu bijwerkt en baseer de voortgang op harde data, niet op onderbuikgevoel. Betrouwbare software is hierbij geen luxe, maar pure noodzaak om financiële verrassingen en vervelende discussies met de fiscus te voorkomen. Neem contact op als je wilt weten hoe BuilderFlow dit voor jouw bedrijf kan automatiseren.
Vragen uit de praktijk over onderhanden werk
De theorie rondom onderhanden werk kan soms wat abstract lijken. Daarom duiken we hier in de vragen die we dagelijks horen van aannemers en bouwbedrijven. Dit zijn de praktische kwesties waar je in de hectiek van een project tegenaan loopt. We geven je heldere antwoorden, rechtstreeks uit de praktijk.